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  3. 社内報の書き方、原稿作成の基本とルール

社内報には多くの記事を掲載します。そのため、社内報の原稿の書き方は、最初の書き出し段階から、迷ってしまう人も多いです。書き出しは、読者が本文まで読むかどうか判断するために目を通す部分です。
多くの人に読んでもらえる社内報を作るには、どのような原稿作成をすればよいのでしょうか。今回は、社内報に掲載する記事について、書き方のポイントを紹介します。

社内報作成・社内広報のコツ

原稿を書き出す前にまずはすべきこと。

社内報の原稿を作成するときは、最初に社内報を作る目的を再確認する事です。そのために、企画の意図を理解しておきましょう。また、目次を確認することで、社内報全体の流れや作成意図を確認できます。
ある程度社内報の全体のイメージが持てたら、原稿を書き出してみましょう。

1.原稿を書く時のルールのポイント。

原稿を書き出す前に必ず決めておくべきことがあります。社内報記事のリールを決める事です。
「です・ます」調にするか「だ・である」調にするかです。一般的に社内報原稿の場合は「です・ます」調にすることが多いです。「です・ます調」の方が柔らかい感じになり、「だ・である」調は硬い感じになります。どちらにするかは社内報の作成意図に沿って決めましょう。どちらにするかによってその社内報の記事企画の印象が決まってしまいますので、社内報編集メンバーや原稿作成者と相談しながら決めることをお勧めします。
次に、記事の構造階層を理解すると良いと思います。「大見出し・小見出し・リード・本文」で構成されていることを理解します。
参考として、市販されている、書籍の目次を見ていただくと、その本がどういう構造になっているかがわかります。
一番大きな枠が「章」「タイトル」。それらが連なって、全体を構成しています。 章は社内報の「タイトル」「企画」になり「大見出し」のついた各コーナーになります。
大見出しのさらに下の階層として「小見出し」のついた項目が入ることもあります。大見出しがついた文章の塊の中に、小見出しの項目がいくつか入る形です。
各章の最後に「まとめ」のページが入っていることもありますし、社内報では「編集後記」にあたります。
社内報にもこのような構造になっていることが望ましいので、必要な原稿を作成していきます。
大見出しと小見出しは、社内報記事全体の内容が伝わるような言葉を選びます。そのうえで、思わず本文まで読みたくなるようなインパクトをつけると効果的です。言葉選びや言い回しを工夫します。時間がない人は、社内報原稿をざっと目をとおしながら、そのなかで魅力的な見出しがあれば、大見出しと小見出しとして選定します。本文まで目を通してくれる可能性が高くなります。
また、タイトルの近くにあるリードは記事全体の内容を要約した文章にします。リードを読めば記事の内容を把握できるよいうにし、本文まで読んでみようと思わせるような書き方ができたら最適です。

2. よい原稿を書くために読みやすさに繋がるポイント。

次に、原稿を書くうえでのポイントをお伝えします。 社内報の原稿を書いているときには気づきにくいですが、句読点を打つ位置です。 句読点(くとうてん)とは、句点(くてん)と読点(とうてん)のことです。文章の終わりや区切りに付ける記号です。
句点は「。」のことで、文章の終わりに。
読点は「、」のことで、文章を読みやすくしたり、内容を正しく伝えるために付けます。
句読点を付ける目安としては、1文あたり句点が80文字程度に1回、読点が20~30文字程度に1回つけるのが読みやすい文章とされています。
文字がベッタリと居並ぶ社内報の原稿は、単に読みにくいだけでなく、 企画意図が伝わりにくく、社内報の理解に余計な時間を要してしまうのです。

句読点のルールを整理します。

1.主題部分が長い場合、その後に付ける

【例】

  • このマニュアルに従って行動することは、組織にとて最適な結果になる。

2.文章の切れ目のところに付ける

【例】

  • 研修を終え、今日の訪問先に移動した。

3.名刺や固有名詞が並んでいる、後ろに付ける

【例】

  • 名簿には、氏名、住所、電話番号が記載されている。

4.条件や理由の後に付ける

【例】

  • 今日の提案の結果で、今後の商談を左右することだと思う。

5.修飾語の後ろに付ける

【例】

  • いますぐ、提案書を作成する。

6.接続詞や副詞の後に付ける

【例】

  • そうはいっても、このプロジェクトは難しい。

7.提示した言葉の後に付ける

【例】

  • 今年の指針、それは会社にとって世界を見据えることだ。

社内報の原稿に、感覚で付けていた句読点にも、ルールがあります。 大切なのはルールを理解し、読みやすく伝えるために句読点を付けることを心がけます。
原稿を書く際は、読む人のことを考えながら自分の書いた原稿を確認してください。伝わる社内報につながります。
次に、書いた原稿を、音読してみる。
音読をするときは、無意識に「、」や「。」を意識します。 音読をしてみると、句読点が足りないことに気づけたりします。 1文が長すぎたりすることにも、気づきます。 そして、何よりも、文章のリズム感を体感できます。
スムースに読める原稿は、伝わりやすい。 そのために、音読して、句読点を整理調整することで、読みやすく、伝わりやすい社内報の原稿になると思います。 最適の箇所で、句読点でリズムよくを刻んでいってください。

3. 同じような文章を整理してまとめる。

原稿を書いているとよくあるのが、同じような内容の記事が、ページ全体に散らばっていることがあります。
その際は、それらを集めて、あるべき箇所に整理したり、新たな項目を作ってまとめたりします。
同じエピソードが複数になっていたり、同じエピソードが若干形を変えて点在していることもあります。
読者側からすると「あれ、この話さっきも書いてあったな」となってしまいます。
ですので、基本的に重複しているものは1カ所のみ残して削除します。 その際は、その記事ををどの項目に残すのかを検討します。
原稿制作に慣れていない方はどうしても「余計な」ものをつけてしまいがちです。
それが原稿を読みにくい文章にしてしまいがちなのです。 ですので文章を「削ること」で自然とシンプルな文章になり、結果として読みやすい、伝わる文章に洗練されます。

まとめ。

社内報の記事は、伝えたいことを、あれもこれもいっぺんに入れてしまいがちです。
そのためにも、句読点が適切に打たれた、無理な表現の無い文章は読みやすいです。
読みやすいということは、伝わりやすさに繋がります。
社内報の記事が「読みやすい」かどうかをルールに基づいて検証してみてください。
社内報が、たくさんの人に伝わることをイメージして。 原稿作成を準備してみてはどうでしょうか。

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