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社内報が読者に正確に伝わるためには、どのようなことを頭に入れて文章を作成をする必要があるでしょうか。
社内報の文章の書き方に必要な視点と準備方法の点から検討していきます。そのことを踏まえることで読者に伝わりやすい文章に繋げてていくヒントになればと考えています。
読者に伝わりやすい社内報を作るには、どのようなことに注意すれば良いかを順を追って見ていくことで、社内報に掲載する文章を書く時の大切な点を考えていきます。

社内報原稿の書き方

社内報の原稿作成に必要な視点と準備の方法

2022.12.8:作成

社内報デザイン作成支援の特長

目次

社内報にとって「いい文章」はどのようなものでしょうか? 

社内報の文章を書く前に押さえておく点と良い点お伝えしていきます。
そのことを抑えることで、自己流になりがちな社内報の原稿・文章でも読みやすく伝わるヒントになるかも知れません。
そのためには、読みやすい(伝わりやすい)文章かどうかということを客観的に見ることが大切だと考えています。読者にスッと伝わるにはどのポイントが必要かを押さえます。ただ、文章はその人なりのスタイルがあり、癖のようなものがあります。それがその文章の個性となることもありますが読みにくい文章になることにもなり伝わりにくい社内報になることもあります。
文章を書く前に、読みやすい文章を理解するこが伝わる社内報作成に必要だと思います。

読みやすい文章とはどのようなことか挙げてみます。

  1. 誰が読んでもわかりやすい理解しやすい
  2. 正確に伝わる
  3. 必要な情報が整理されいて、不要な情報が少ない

特に、1の「理解しやすい」が伝わる社内報には必要な要素のひとつではないでしょうか。

1.理解しやすい原稿を作成するための準備。

具体的に伝わる文章を書く事が出来るかを検討してみます。まづは、社内報の記事として文章を書く際に必要な準備が必要です。記事を構成する情報要素を揃える必要があります。その材料があって初めて社内報の文章を書く準備が整います。準備不足ではいい文章を書くのは難しくなり、必要以上に時間を要してしまいます。読者にも説得力のない文章になってしまいます。

書く前にすべき作業の要点

  1. 情報(ネタ)の全体像を理解する
  2. 各個別情報の相互関係性を整理する
  3. あらすじを箇条書きでメモをする
  4. あらすじを再考・修正する

2. 伝える情報の順番が適切か確認する。

社内報の文章を作成する情報や要素の準備が整ったら、文章を社内報の記事として構成していきます。文章の流れが不自然ではないのかの確認です。どういう順番で情報要素を繋げることで読者の頭の中を通過すると一番心地いいか。一番浸透しやすいか。社内報が伝えたいことが伝わりやすい構成とはどういうものかを確認します。
文章がある程度書き上がってきたら、全体のバランスを確認します。伝えたい大切な情報が、極端に長すぎる、または短すぎる章があれば、構成を調整してバランスを取る必要があります。
例えば、長すぎる文章は内容を分割して2つの章に分けることができないか、短すぎる文章は別の項目に含めることができないかなどを考え、ボリュームを整えます。文章に書かれた情報や主張は読者にとって有意義なものになるのか、役に立つものといえるのか、内容に問題がないか等を俯瞰してチェックします。読者視点に立って、初めて文章を読んだ際に、内容や情報が伝わりやすいかをかくにんします。よい社内報文章に仕上げるための最重要ポイントは、何度も読み直して確認する必要があります。

3. 同じような文章を整理してまとめる。

社内報の企画意図に沿った重要な話題に絞って、記事の流れを妨害する情報は、囲み記事などの別枠で掲載するか、削除しましょう。あらためて文章全体を整理します。

社内報発行の目的・企画作成意図を把握して文章整理する。

  1. 前後の内容が必然的な関係になるような順序をめざしましょう。
  2. 一文が長すぎないか
    一文が長すぎると、いいたいことが不明瞭になります。
    長すぎる場合は句点「。」で区切って読みやすくしましょう。

まとめ。

読者の立場になって、出来上がった文章を初めて読み直して、企画に沿った内容・情報がすんなり頭に入ってくるかを確認します。読者の立場になることは、実際にはなかなか難しいことですが、意識して文章を読むことが大切です。
社内報の材料集め、企画作成、目次を作る際には「良い」と思っていても、文章にすると文章にに問題を感じることも多々あります。読者視点で読み直して何かしらの違和感を持ったら、修正を重ね伝わる社内報文章になるか内容を再考する事を検討してください。

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