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  2. 社内報の役割・作り方

社内報担当者に指名された時、社内報を作るとはどういったことなのかを整理することで、社内報の作り方や必要とされる役割を理解しやすくなります。

知っておきたい社内報作成時の情報いろいろ

社内報の役割・作り方を整理する

社内報の目的、ビジョンを考える

発行の目的を明確にするということ、なぜ「社内報」「グループ報」を発行するのかということを理解する事は大切な条件です。
目的の不明確な社内報は、読者である従業員に興味がわきにくくなります。いいかえれば何の感動も与えないという結果をうみがちです。それでは、社内報作りに携わった方々の苦労も報われませんし、時間と予算のムダ遣いになってしまいます。
読者の想いを感じるために社内報担当者は経営陣、社員に社内報作成に加わっていただいて「社内報」についての考え想いを共有する事も方法です。

社内報発行の目的の一般例
●社内コミュニケーションの活性化。
●情報、課題の共有。
●ビジョンの統一。

社報作成予算、スケジュール管理を考える

社内報の制作が決まると、予算とスケジュールに関する年間計画が求められます。
予算とスケジュールでどのような内容の社内報制作が可能か理解することが社内報担当者の役目となります。もちろん一人で決めることは不可能です、担当者は社内報制作会社と相談しながら日程、予算を決めたりなどし計画を進めていきます。
予算は、社内報の内容に関係します。頁数の変更はデザイン費や印刷費に反映されます。社内報作成の計画が進めば進むほど予算も固まり、社内報の仕様の変更は困難となります。社内報の目的、企画、予算を計画段階で把握し、どのような社内報にしたいのか理解、イメージしておくことが重要です。
スケジュール管理は、編集作業は遅れるケースが多いようです。いつまでに、どのような原稿を集めるかという目標を立て社内報作成のスタートからしっかりした日程表を作成しておくことが重要です。

社内報完成までアウトラインの一般例
●年間スケジュールを作る。
●制作スケジュールを作り共有する。
●年間を通した企画を検討する。

過去の社内報を再確認する事で目的が明確に!

担当者の仕事として、企画策定、編集作業は時間のかかる作業のひとつです。社内報のリニューアルの際などには過去の社内報を改めて読んでみることも大切な作業です。初めて社内報を作る会社ではグループ会社、身内の勤務先の社内報を見せてもらう方法もあります。さらに、会社の歴史に詳しいOBや社内報編集委員と打ち合わせを重ねることで社内報の方向性が明確になります。
企画の再検討や具体的な目的をもって資料収集、編集依頼の手配をすれば、依頼される方もはっきりとした回答や原稿作成ができ、結果読者に伝えたい事が伝わる社内報になっていきます。

社内報の内容を検討する方法の一般例
●これまでの社内報の企画を確認。
●グループ会社などの関連会社の社内報を確認。
●OB・OGの声を聞く。
●候補用だった企画のリニューアルも。

社内報作りを一人で抱え込まない

社内報作成には、実にさまざまな細かい作業が伴います。企画、コンセプト作りから始まって、日程表、制作スケジュール作成、資料収集の方法、集まった資料の整理、取材や撮影、原稿作成や校正作業など、すべての作業に関わるのは社内報担当者です。
もちろん、一人ですべてを管理することは難しいのでプロに任せるところは任せ「一緒にいい社内報を作りましょう」という気持ちで社内外のスタッフとのコミュニケーションを通していい人間関係、信頼関係を築きひとつのチームとして社内報作りを進めることが重要です。

社内報を作る際のコミュニケーションの一般例
●外部スタッフを有効に活用する。
●社内の情報、課題のみんなで共有。
●コミュニケーションを頻繁に行う。
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